SURAT MENYURAT

PENDAHULUAN

Latar belakang

Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Dalam kegiatan ini terlibat tiga komponen yakni: penulis, isi, dan pembaca surat. Penulis surat dapat mencapai sasarannya secara efektif bila bahasa yang dipergunakannya dapat mengungkapkan isi surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan penulis, dan pembaca surat. Bahasa sebagai alat komunikasi dalam surat memegang peranan penting, disamping bentuk-bentuk nonbahasa. ”Dengan surat orang dapat memberitahukan, menanyakan, menyatakan, meminta, melaporkan, atau menyampaikan buah pikiran lainnya kepada orang lain” (Arifin, 1980). Surat pada hakikatnya adalah sebuah komposisi atau karangan. Oleh karena itu, semua ketentuan mengenai komposisi berlaku juga dalam surat. Surat sebagai salah satu bentuk komposisi khusus tentu terikat oleh kaidah-kaidah khusus mengenai surat-menyurat, supaya surat itu memenuhi syarat penyusunan surat yang baik dan benar serta dapat mencapai sasarannya secara tepat-guna dan berhasil-guna. “Salah satu kegiatan berbahasa di kalangan masyarakat adalah kegiatan surat-menyurat, yaitu dengan cara menggunakan bahasa untuk berkomunikasi secara tertulis guna menyampaikan informasi atau pernyataan. Tim penulis beranggapan bahwa kegiatan surat-menyurat pun perlu disesuaikan dengan tingkat perkembangan kebahasaan dewasa ini. Dengan kata lain, perkembangan kosa kata, tata bahasa, dan laras Orasi Bisnis Edisi ke-2

bahasa perlu diterapkan ke dalam bahasa surat, khususnya surat-surat bisnis/niaga, surat resmi dan surat dinas.” (Sudarsa, dkk., 1991). Dalam praktek berkomunikasi dengan menggunakan surat, ternyata masih banyak instansi, organisasi, perusahaan (swasta/BUMN) yang bergerak dalam dunia bisnis atau niaga, perdagangan eksport-import, yang kurang memperhatikan pentingnya penulisan (khususnya dalam pemakaian huruf-huruf kapital atau huruf kecil, Ejaan Yang Disempurnakan/EYD, tanda baca, dll) yang benar dalam surat-menyurat. “Berdasarkan kenyataan di lapangan atau kenyataan riil sehari-hari, kegiatan surat-menyurat hingga saat ini masih memperlihatkan banyak kelemahan-kelemahan yang berkaitan dengan masalah bentuk surat dan penggunaan bahasa. Masalah yang sering timbul dalam penulisan surat saat ini adalah pemakaian huruf dan tanda baca yang menyalahi kaidah-kaidah penulisan, ejaan, bentuk dan pilihan kata yang kurang cermat, pemakaian kata, penggunaan ungkapan dan istilah yang tidak baku, pemakaian kalimat kurang lengkap atau terpenggal-penggal, bentuk perincian yang tidak bernalar, pemakaian laras bahasa yang kurang tepat, dan penggunaan bentuk surat yang tidak efektif.” (Sudarsa, dkk., 1991).

Perumusan Masalah

Masalah yang dibahas dalam tulisan ini adalah bagaimana penulisan bahasa Indonesia yang benar dalam surat-menyurat, khususnya dalam surat-surat bisnis.

Tujuan dan Manfaat

Karya tulis (ilmiah) ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan memberikan tuntunan kepada para pembaca di manapun berada, tentang tata-cara pemakaian Bahasa Indonesia yang benar dalam pembuatan surat resmi (surat bisnis khususnya), serta memberikan tuntunan tentang cara-cara pemakaian kaidah-kaidah umum yang berlaku dalam pembuatan surat-menyurat. Manfaat yang dapat diambil antara lain, adalah dapat memperlancar semua urusan administrasi (surat-menyurat) di instansi atau di organisasi yang sedang kita bina, serta dapat meningkatkan keterampilan (kompetensi profesional) seseorang, seperti: profesi Administrator Perusahaan (Swasta/BUMN), profesi Sekretaris (Swasta/BUMN), profesi Guru atau Dosen, profesi Tata Usaha di sekolah-sekolah (mulai dari TK s/d Sekolah Tinggi). Untuk mengelola surat-menyurat ini, dibutuhkan orang-orang yang punya skill, kecakapan khusus, lancar mengetik dan handal dalam menyusun kata-kata dalam lembaran surat-menyurat.

TINJAUAN PUSTAKA

Arti dan Fungsi Surat

Surat adalah sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan (secara tertulis/tersurat) dari pihak kesatu kepada pihak yang lain, dengan bahasa yang santun. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, pemikiran, sanggahan, laporan dan lain sebagainya. “Dewasa ini teknologi komunikasi dan informasi sudah maju pesat, sehingga lalu-lintas informasi melalui telepon, telex, telegrap, faximile, radio, televisi, frekuensinya per hari sangat tinggi sekali. Dapat Anda bayangkan dalam satu hari saja (8 jam kerja/hari) apabila sebuah perusahaan atau setiap instansi (Swasta/BUMN) mengirimkan 5 surat per perusahaan, sudah berapa juta surat yang beredar di dunia ini. Sekalipun demikian, jika dibandingkan pemakaian surat dengan penggunaan alat-alat canggih seperti e-mail, esemes dan lain-lain di atas, surat tertulis tetap mempunyai kelebihan tersendiri.

alat-alat teknologi canggih di atas hanya dapat menyampaikan informasi yang bisa didengar atau secara pendek (seperti e-mail, esemes), maka surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan merupakan bukti “hitam di atas putih”. Lagi pula surat bersifat praktis, karena dapat menyimpan rahasia dan dapat menghilangkan perasaan; efektif, karena biaya pembuatan dan pengirimannya relatif murah.” (Bratawijaya, 1990).

Membuat atau melaksanakan komunikasi melalui surat ternyata tidaklah sesederhana yang dibayangkan banyak orang. Persiapan yang perlu dilakukan antara lain adalah menyiapkan alat-alat tulis, harus mempunyai ide, dan punya ketrampilan dalam hal merumuskan surat secara sistematis dan logis, menyiapkan mesin ketik atau mesin komputer (berikut printernya), mengetahui tata cara pengiriman surat, kemudian mengethui tata cara penyimpanan surat/arsip, pemakaian tenaga manusia, dan alat kelengkapan kantor (meja kursi, dan ruangan), dan lain sebagainya. Surat dinilai efektif apabila (masalah) yang dikomunikasikan penulis itu dapat sampai ketujuannya, sejalan dengan kehendak si pengirim surat. Oleh sebab itu, isi surat harus jelas dan terang, logis dan tidak menimbulkan salah pengertian pada pihak yang menerima surat. Tanda-tanda bahwa penerima surat itu tidak ragu-ragu atau tidak memperoleh kesan yang keliru atas isi surat yang dikirimkan ialah penerima surat segera memberikan jawaban-jawaban sebagaimana yang diinginkan oleh si pengirim surat. “Banyak orang menganggap surat sebagai utusan atau “duta” dari organisasi/instansi pengirim surat.” Surat dipandang sebagai citra, cermin mentalitas, jiwa, serta petunjuk kondisi intern organisasi yang bersangkutan. Oleh sebab itu, pengonsep surat dan para penata administrasi / sekretaris kantor harus hati-hati dan bersungguh-sungguh dalam menulis surat agar tidak menimbulkan kesan yang buruk atas organisasinya. Di samping sifat-sifat yang telah disebutkan di atas, surat sebagai alat komunikasi mempunyai beberapa fungsi, antara lain:

Jenis Surat

Secara garis besar, surat dapat dikelompokkan ke dalam 6 golongan, yaitu (ke-1) menurut isi dan asal pengirimnya (surat resmi atau surat dinas di instansi pemerintah, surat bisnis/niaga, surat pribadi); (ke-2) menurut maksud dan tujuannya (surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan atau permohonan, surat peringatan, surat panggilan, surat penawaran, surat perjanjian, surat pesanan, surat laporan, surat pengantar/jalan, surat lamaran pekerjaan, surat penegasan, (klaim), dan sebagainya ); (ke-3) menurut wujudnya (dikenal bentuk-bentuk surat seperti nota atau memo, kartu pos, warkat pos, surat bersampul, telex, telegram, dsb.); (ke-4) menurut banyaknya sasaran yang hendak dicapai (dikenal surat edaran, surat pengumuman, surat undangan); (ke-5) menurut jaminan dan keamanan isinya (surat sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidensial/terbatas, surat biasa); (ke-6) menurut urgensi penyelesaian/pengirimannya (surat khusus, surat amat segera (kilat), surat segera, dan surat biasa).

Bentuk Surat

Bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian surat tersebut itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada banyak bentuk surat, yang satu dan lainnya berbeda, terutama dalam hal pemakaiannya, tergantung dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat/bangsa tertentu. Pada dasarnya hanya ada dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam, sedangkan bentuk-bentuk lainnya hanya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi atas kedua bentuk utama tersebut. Kedua bentuk utama tersebut adalah bentuk surat lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style). Sedangkan variannya yang berdiri di antara kedua bentuk surat di atas, ialah bentuk setengah lurus (semi block style). Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model atau bentuk surat Eropa dan model Amerika, bentuk lekuk (indented style) adalah model Eropa Lama, bentuk lurus (block style) adalah model Amerika. Sejalan dengan kemajuan zaman terbit bentuk surat setengah lurus (semi block style) di kenal dengan model Eropa Baru, dan saat ini banyak dipakai di dunia perdagangan/niaga (bisnis). Dalam kesempatan ini kita akan membahas bentuk surat lurus atau bentuk balok (block style) saja.

Syarat dan Ciri Surat yang Baik

Menulis surat yang baik tidaklah gampang, harus banyak latihan, karena banyak sekali persayaratan yang harus dipenuhi. Di samping itu harus menerapkan prinsip-prinsip efektivitas dan efisiensi dalam menuliskan ide-ide yang ingin disampaikan. Untuk mampu membuat (menyusun) surat yang baik, menarik dan modern, penulis harus menguasai syarat-syarat dan ciri surat yang baik, sebagai berikut : (1) Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik sesuai dengan peraturan menulis surat. Untuk itu, penulis harus memahami berbagai bentuk surat. Pilih bentuk surat yang akan dipakai, ikuti atau sesuaikan dengan peraturan yang berlaku di organisasi/instansinya; (2) Surat tidak mengandung kata-kata atau kalimat yang tidak berguna. Rumusannya tidak boleh bertele-tele atau berbelit-belit. Kalimat hendaknya sederhana saja, lugas dan mudah dipahami pembaca. Juga kata-kata yang dipakai harus jelas, tepat, tidak mendua, hemat dan benar-benar sesuai dengan tatabahasa Indonesia. Hindarilah penggunaan singkatan yang tidak perlu, kecuali singkatan untuk satuan-satuan ukuran (m untuk meter, kg untuk berat) dan singkatan yang lazim dipakai (dll, dsb, dst.); (3) Surat menunjukkan budi bahasa, pertimbangkan baik dan bijaksana sopan dan simpatik. Usahakan agar tidak menyinggung, merendahkan pembaca surat. Dalam menulis surat, penulis hendaknya bersikap seolah-olah sedang berbicara dengan sipenerima surat; (4) Surat hendaknya ditulis tidak terlalu panjang. Surat yang pendek lebih banyak memberi manfaat, misalnya: praktis, estetis, dan menghindarkan salah pengertian; (5) Surat harus bersih. Sebaiknya dipergunakan kertas yang baik, dan warnanya yang sesuai. Ketikkan rapi dan cermat, tidak boleh ada bekas tip ex., tidak ada huruf yang bertumpuk.

Berikut ini tips atau langkah-langkah penyusunan surat bisnis (sesuai tujuan kita saat ini) yang perlu diperhatikan adalah:

a. membuat perencanaan dan persiapan yang baik; menetapkan dan menguasai masalah yang akan diungkapkan ke dalam surat;

b. pokok masalah itu disusun, lalu diuraikan secara sistematis, kronologi/runtut dan konsisten; menetapkan bahan dan data untuk menyusun surat;

c. mengetahui siapa yang akan dituju;

d. menyadari dan menentukan posisi penulis;

e. menggunakan kelengkapan (fasilitas) yang memadai;

f. penggunaan bentuk surat;

g. jenis kertas; warna kertas; ukuran kertas; amplop surat dan cara melipat surat; pengetikan surat, serta pengiriman surat;

h. meneliti kembali surat yang sudah dibuat, apakah sudah betul dan layak dikirimkan? atau belum layak? – lakukan tindakan koreksi segera jika belum layak – lalu check and recheck sekali lagi, jika sudah betul, segera diajukan untuk ditandatangani pimpinan atau yang berhak, diberi cap perusahaan/instansi, materai (jika perlu), tulis alamat yang dituju, lalu dikirim secepatnya.

PEMBAHASAN

Menurut Bratawidjaya (1984) penulisan surat bisnis yang benar adalah seperti yang akan dibahas secara detail di bawah ini:

Bagian-bagian Surat Bisnis

Setiap surat bisnis mempunyai bagian-bagian surat dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada bentuk surat yang akan dipakai oleh penulis surat. Dalam karya ilmiah ini bagian-bagian surat yang akan dibicarakan/dibahas terdiri dari:

Penulisan Bahasa Indonesia yang Benar dalam Bagian-bagian Surat Bisnis

Kepala Surat atau Kop Surat: Dalam Kepala surat atau Kop Surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak), terdiri dari: Nama instansi/badan, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, nomor faximile, dan logo atau lambang instansi/badan. Misalnya:

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA

JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN, JAKARTA TIMUR 13228

KOTAK POS : 2625

TELEPON : 4896558, 4894584

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bahkan jika instansi/badan tersebut bergerak dalam bidang usaha (BUMN, BUMD), bidang bisnis (Perbankan, Asuransi, Eskport/import, Moneter, dll) selain data di atas, dalam kepala surta tercantum: alamat kantor cabang, nama bank, jenis usaha, NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), dan Logo tanda lulus Standar ISO. Cetaklah nama instansi atau badan usaha yang bersangkutan dengan huruf kapital, letakkan semua tulisan itu pada bagian atas kertas, posisinya di tengah-tengah secara simeteri kiri-kanan. Alamat kantor dituliskan dengan huruf kapital pada awal kata, tetapi ukurannya lebih kecil daripada huruf-huruf untuk nama instansi/badan usaha. Unsur-unsur kalimat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda penghubung. Kata jalan dituliskan lengkap “Jalan”, jangan disingkat Jl., atau Jln., Jika, kantor tersebut memiliki nomor telepon, dituliskan kata Telepon, bukan Tilpon, dan bukan pula Telp. Kemudian, nomor telepon tidak perlu diberi tanda titik, karena bukan merupakan suatu angka penjumlahan. (Telepon 4896558, bukan 4.896.558). Tuliskan kata Kotak Pos jika di kantor tersebut memilikinya, bukan PO Box..

Tanggal Surat: Tanggal surat bisnis tidak perlu didahului dengan nama kota, karena nama kota sudah tercantum pada Kop Surat. Selanjutnya, nama bulan, itu jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November disngkat menjadi Nov. Atau ditulis 11, Februari menjadi Feb. atau dilis 2 atau 02). Tahun juga ditulis lengkap, tidak boleh disingkat dengan tanda koma di atas. Pada akhir tanggal surat tidak boleh dibubuhkan tanda baca apapun, baik titik maupun tanda hubung. Misalnya:

KOP SURAT

                                                                                                                                                                1 Desember 2014

No. : ........................................

Lamp. : ...................................

Hal : ........................................

Dan seterusnya…

Nomor Surat: Kata nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua (Nomor : ......) atau jika nomor itu disingkat menjadi No. penulisannya diikuti tanda titik, kemudian diikuti tanda titik dua (No. : ........) Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan diikuti spasi. Kemudian, angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap dan tidak diikuti tanda baca apapun. Contohnya:

Penulisan nomor surat dan kode surat yang salah.

Nomor: 3241/F8/UI.5/87,--

No: 3241/F8/UI.5/1987,--

Penulisan nomor surat dan kode surat yang benar.

Nomor: 3241/F8/UI.5/1987 (tahun dituliskan lengkap, tanda baca dibuang)

No. : 3241/F8/UI.5/1987 (Kata Nomor disingkat menjadi No. : ....., dan tanda baca di belakang tahun dibuang)

Lampiran: Kata Lampiran atau Lamp.: ............. diikuti tanda titik dua. Kemudian, cantumkan jumlah yang dilanpirkan dan nama barang yangdilampirkan, tidak diikuti tanda baca apapun. Contoh:

Penulisan yang salah

Lampiran : Satu berkas.

Lamp. : satu berkas.

Penulisan yang benar

Lampiran : Satu berkas

Lamp. : Satu berkas

Ketentuan di atas berlaku jika pada surat tersebut dilampirkan sesuatu. Jika tidak ada yang dilampirkan, maka kata Lampiran tidak perlu dituliskan/dicantumkan, sehingga tidak akan terdapat kata lampiran yang diikuti tanda hubung atau angka nol seperti contoh di bawah ini.

Lampiran : -

Lamp. : 0

Hal / Perihal: Dalam kaitan dengan ini, kita sering juga menjumpai kata perihal dalam surat bisnis, dalam surat-surat dinas (khusunya surat dari instansi pemerintah). Walaupun kata Hal dan Perihal itu sinonim (berarti sama), sebaiknya digunakan kata hal, karena lebih singkat. Pokok surat yang dicantumkan dalan bagian ini hendaknya diawali dengan huruf kapital, sedangkan yang lain dituliskan dengan huruf kecil. Pokok surat tidak dituliskan berpanjang-panjang, singkat saja dan jelas, serta mencakup seluruh pesan yang ada dalam surat. Contohnya:

Penulisan hal yang salah

Hal : Penentuan tugas pameran

(dalam rangka Dies Natalis VI dan Lustrum II)

Yang akan diselenggarakan tanggal 5 – 10 November 1987

Penulisan hal yang benar

Hal : Petugas Pameran Dies Natalis

Alamat yang Dituju: Alamat yang dituju ditulis di sebe;ah kiri surat setelah hal (perihal). Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada dituliskan di sisi kanan. Kemungkinan pemenggalan kalimat tidak ada. Jadi, alamat yang cukup panjang pun dapat dituliskan, karena tempatnya cukup leluasa. Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata dari, karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal). Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik). Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan : Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr. .... Jika nama orang yang dituju bergelar akademik, yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., Hj. Atau H. (haji), maka kata sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr. Tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju itu memiliki pangkat, seperti Sersan, Kapten, Mayor Jendral, kata sapaan itu tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut, kata sapaan juga tidak digunakan. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr. Tidak berhimpit dengan gelar, dengan pangkat atau dengan jabatannya. Contoh:

Penulisan alamat yang salah

Yth. Bpk Lurah Desa Tajur

Yth. Bapak Kapten Sumijo

Yth. Sdri. Dra. Suciwati

Yth. Sdr. Ir. Noerdin, M.M.

Penulisan alamat yang benar

Yth. Bapak Dahlan Muid

Yth. Lurah Desa Tajur

Yth. Kapten Sumijo

Yth. Sdri. Suciwati

Yth. Ir. Noerdin, M.M.

Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Kemudian nama gang, nomor RT dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Selanjutnya, nama kota dan nama kabupaten dan provinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu digaris bawahi atau diberi tanda baca apapun. Contoh:

Penulisan alamat yang salah,

Kepada Yth. Bpk Ir. Suparno

Jl. Buntar V No. 2

Bandung

JAWA BARAT

Penulisan alamat yang benar

Yth. Ir. Suparno

Jalan Buntar V No. 2

Bandung

Jawa Barat

Salam Pembuka: Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri, satu garis lurus vertikal di tepi halaman kertas, sama dengan nomor, lampiran, hal dan alamat surat. Huruf pertama awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan dengan huruf kecil semua, kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma. Ungkapan yang lazim dipakai sebagai salam pembuka dalam surat-menyurat bisnis yang netral adalah:

Dengan hormat, (D kapital untuk kata Dengan, dan h kecil untuk kata hormat)

Salam sejahtera, (S kapital untuk Salam, s kecil untuk kata sejahtera)     

Saudara...... Saudara Komaruddin yang terhormat, (Komaruddin dapat diganti nama lain)

Saudari Maryati yang terhormat, (Maryati dapat diganti nama lain)

Isi surat

Paragraf Pembuka Surat: adalah pengantar pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat (orang yang dituju) agar menyesuaiakan diri/perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya. Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali paragraf pembuka pada surat bisnis yang berisi pemberitahuan, adalah sebagai berikut:

Dengan ini perkenankan kami melaporkan kepada Bapak tentang pengiriman dana bantuan untuk pembangunan pasar yang rusak akibat gempa yang lalu.

atau

Bersama ini kami kirimkan contoh bahan textile yang Saudara minta.......

atau

Sehubungan dengan surat kami tanggal 5 Mei 2009 No. 4477/F-8/1995, dengan ini kami mohon agar Saudara segera mengirimkan surat keterangan lolos butuh dari pimpinan Saudara

Contoh pengantar kalimat pada paragraf pembuka surat balasan:

Surat Anda tanggal 27 juni 2008, No.1002/U/2008 sudah kami terima dengan senag hati. Bertalian dengan itu, kami beritahukan hal-hal sebagai berikut:

atau

Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Juni 2008, No. 347/HM/2008 tentang syarat-syarat pembayaran sewa ruko ...........

Catatan: Kata kami digunakan jika penulis surat mengatasnamakan suatu organisasi, kelompok, instansi, perusahaan. Akan tetapi, jika atas nama dirinya sendiri, kata ganti yang tepat adalah saya.

Paragraf Isi Surat yang Sesungguhnya: Setiap paragraf isi surat hanya menguraikan satu masalah saja, dan apabila ada masalah lain, maka masalah itu harus dituangkan dalam paragraf yang berikutnya (beda paragraf). Terakhir, kalimat-kalimat dalam paragraf isi surat hendaknya singkat-singkat saja, tetapi harus jelas. Rumusan isi surat itu harus menarik, tidak membosankan, tetapi tetap hormat dan sopan. Penulis harus benar-benar mengakui dan menghormati hak penerima surat. Oleh karena itu, penulis hendaknya menghindari sikap menganggap remeh terhadap orang lain, apalagi menghina atau mempermainkannya. Terutama dalam surat bisnis, hendaknya dibuat dengan nuansa saling percaya, saling hormat dan saling support/mendukung. Agar bisnis yang dibina kedua pihak itu berjalan lancar.

Paragraf Penutup: berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan surat. Contoh paragraf penutup, adalah sebagai berikut:

Atas kerja sama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih.

Kami harap agar kerjasama kita dapat membuahkan hasil yang baik dan berkembang terus.

Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih.

Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Anda.

Salam Penutup: Salam penutup befungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Huruf awal kata dalam salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibutuhkan tanda koma ( , ). Contohnya:

Salam takzim,

Salam kami,

Hormat kami,

Wasalam,

Tanda tangan, Nama Jelas, dan Jabatan: Surat bisnis dianggap sah, jika surat tersebut ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pemegang jabatan pimpinan suatu instansi, perusahaan, organisasi, atau lembaga. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis dengan huruf kapital, tanpa diberi tanda baca apapun. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabaran (sebagai identitas penanda tangan tersebut). Contoh:

Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan yang salah.

(DRS. SUNGAJI ACHMAD)

Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan yang benar.

Drs. Sungadji Achmad

Kepala

Tembusan: Kata tembusan diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan kata nomor, lampiran, hal dan sejajar dengan penanda tangan surat. Kata Tembusan : ..........., (T huruf kapital) diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi. Jika pihak yang ditembusi surat ini lebih dari satu, nama-nama instansi diberi nomor surat. Akan tetapi, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nama instasi itu tidak diberi nomor. Kemudian, dalam tembusan tidak perlu digunakan kata-kata Yth. .............. atau Kepada Yth. ..............., sebagai laoran, atau sebagai undangan resmi. Selanjutnya, pencantuman kara arsip pada nomor terakhir tidak dibenarkan. Hal itu tidak ada manfaatnya, karena sudah pasti setiap surat bisnis itu wajib memiliki arsip yang harus disimpan (dokumen). Contoh:

Penulisan tembusan yang salah

Tembusan:

1. Kepada Yth. Direktur Sarana Pendidikan (sebagai laporan)

2. Yth. Kepala Bagian Tata

Usaha (sebagai laporan)

3. Sdr. Sukijo Djarot (agar

dilaksanakan)

4. Arsip,-

Penulisan tembusan yang benar

Tembusan:

1. Direktur Sarana Pendidikan

2. Kepala Bagian Tata Usaha

3. Sdr. Sukijo Djarot

Inisial: Initial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama orang yang mengetik surat. Inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat, sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi sengan mudah. Inisial ditempatkan pada bagian paling bawah disebelah kiri.

Contohnya:

SR/gr, : yang artinya adalah

SR : singkatan nama pengonsep, Siti Rayati

gt : singkatan nama pengetik, Gatot.

v  CONTOH SURAT BENTUK SEMI BLOCK

PT KIAT ANANDA
Jalan Surya Kencana 16
BEKASI

---

Nomor : 03/A/I/2014                                                                 27 Maret 2014

                                   

Perihal : Undangan Rapat (inovasi baru)

Kepada Yth.

Kepala Bagian Gudang

di

Tempat

Sehubungan dengan semakin meningkatnya persaingan dalam usaha di dunia globalisasi, dengan ini kami mengundang Saudara untuk menghadiri Rapat “Inovasi Baru” yang akan dilaksanakan pada:

hari                 : Kamis

tanggal           : 4 April 2014

tempat           : Ruang Meeting

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon Saudara hadir 10 menit sebelum acara dimulai.

Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih. 

Hormat kami,

PT. Kiat Ananda

Widia safitri

Direktur

v  CONTOH SURAT BENTUK block style

CV. MAJU ASIA
Jalan Pekayon 3
                                                              BEKASI                                                             

Nomor : 02/A/IV/14                                                                                27 Maret 2014

Lampiran : –

Perihal : Faktur No.07

Dengan hormat.

Baru-baru ini kami telah menerima kiriman barang bermacam-macam . dengan kualitas sangat bagus dan harganya turun rata-rata 10%, jika dibandingkan tiga bulan yang lalu. Daftar harga untuk barang-barang tersebut kami lampirkan bersama itu.

Disamping itu kesempatan ini kami pergunakan pula untuk mempertanyakan pula pada Tuan, bahwa pada waktu memeriksa barang debitur kami dapati catatan di sebelah debet sebesar Rp. 3.2500.000,00 yaitu mengenai faktur kami No. 07. Menurut perjanjian faktur tersebut sudah Tuan bayar selambat-lambatnya akhir bulan ini. Mungkin karena kesibukan Tuan tidak sempat mengirimkan jumlah uang tersebut.

Sambil menunggu pesanan Tuan kami mengharapkan pembayaran rekening tersebut.

Hormat kami,

CV. MAJU ASIA.

  

Widia safitri.

Direktur/tris

KESIMPULAN

Dari pembahasan mengenai surat-menyurat yang cukup panjang ini, dapatlah ditarik kesimpulan dan pokok pemikiran sebagai rangkuman ini dan misi dari makalah ini. Surat adalah satu sarana untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi ini dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, sanggahan, pemikiran dan sebagainya. Surat sering dipandang sebagai utusan atau duta organisasi pengirim surat. Ia merupakan citra, cermin mentalitas, jiwa serta petunjuk kondisi intern dari organisasi pengirim surat. Mengingat bahwa surat merupakan duta organisasi, maka surat mempunyai kedudukan yang sangat penting dalam komunikasi antar organisasi. Kedudukan surat semakin penting karena surat juga berfungsi sebagai tanda bukti tertulis yang autentik, sebagai alat pengingat dan berpikir bilamana diperlukan, sebagai dokumen historis, sebagai jaminan keamanan, sebagai pedoman bertindak, dan sebagainya.

Dengan membaca dan mencermati uraian di atas, maka penulis berharap kepada semua pihak, mulai dari pimpinan instansi, pimpinan lembaga atau organisasi serta staf karyawan/karyawati di bawahnya dapat lebih memahami arti penting dari sebuah surat, serta dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuannya tntang surat-menyurat. Tentu, pada akhirnya penulis juga berharap agar ilmu yang sudah diperoleh (tentang surat) tersebut dapat diterapkan secara benar oleh semua pihak dalam aktivitas (komunikasi) sehari-hari.

SARAN

Kepada semua pihak agar selalu memperbaharui wawasan pribadinya tentang arti dan makna surat. Selalu menambah ilmu pengetahuannya dengan cara membaca dan mencemati materi tentang penggunaan bahasa Indonesia yang benar, terutama dalam bahasa tulis.

DAFTAR PUSTAKA

Arifin, E. Zainal, 1970, Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Cetakan III, Jakarta : Medyatama Sarana Perkasa.

Bratawijaya, T.W., 1990. Surat Bisnis Modern. Cetakan V, Jakarta: Pustaka Banaman Precindo.

Sudarsa, Caca dkk, 1981. Surat-menyurat dalam Bahasa Indonesai Seri Penyuluhan 2. Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.